С помощью инструментов корпоративного портала сотрудники Каслинской администрации в режиме реального времени могут обсуждать все рабочие

Администрация Каслинского муниципального района Челябинской области ввела в опытно-промышленную эксплуатацию корпоративный портал — внутренняя программа, ориентированная только на сотрудников администрации и доступная по локальной сети муниципального учреждения.

Наталья Камардинова, главный специалист управления делами, одна из первых получила доступ к корпоративному порталу

В общих чертах, корпоративный портал — «1С-Битрикс» — это перспективный программный продукт, система нового типа управления внутренним информационным ресурсом администрации района. Он должен стать рабочим инструментом, с которого начинается рабочий день каждого сотрудника администрации — ведь в него интегрированы календарь, планы, задачи, проекты, документы, электронная почта и другая важная информация для эффективной коллективной работы.

Поэтапное внедрение корпоративного портала началось осенью прошлого года. Первыми к системе были подключены глава района, его заместители, отдел экономики, управление делами и отдел информационных систем администрации.

Затем началось подключение других отделов и должностных лиц. На сегодняшний день в работу с системой вовлечено 55 муниципальных служащих.

О преимуществах корпоративного портала рассказал первый заместитель главы района Игорь Ватолин.

– Сначала была подобрана базовая система, наиболее отвечающая поставленным нами задачам и целям. Мы определили для себя первые три самых важных направления — электронный календарь главы района и его первого заместителя, формированием которого и внесением в него изменений занимаются специалисты управления делами. Кстати, каждый сотрудник в системе тоже может вести свой собственный планинг, куда заносятся напоминания о планерках, совещаниях и других актуальных событиях в администрации. Опоздать куда-либо теперь будет просто невозможно.

Второе направление — поручения и задачи, которые ставит перед руководителями глава района и его первый заместитель. По мере поступления они переводятся в электронный вид, и за их исполнением ведется контроль.

Как это делается: глава дает поручения или задание своим замам и руководителям отделов. Это наглядно фиксируется в корпоративном портале с назначением ответственного лица и сроками исполнения, которые автоматически контролируются системой. Просроченные поручения выделяются красным цветом и остаются такими, пока поручение не будет исполнено. Глава или я в любое время можем отследить процесс организации и выполнения задачи и в соответствии с результатом напомнить о ней или принять работу, оценив ее исполнение.

Большой плюс этой системы — она не забывает ничего. У каждого ответственного лица в конце срока исполнения задачи система будет запрашивать отчет и не даст работать, пока он не будет отправлен вышестоящему руководителю и тот не подтвердит выполнение, только тогда цвет задачи или поручения изменится на желтый. Сам подчиненный не может изменять сроки, кроме постановщика задач.

Третье направление — приоритетные проекты. Вся документация по ним также переведена в электронный вид, что позволяет решить проблему оперативного доступа к информации, сократить время прохождения документов при согласовании, снизить долю «теряющихся» документов и, конечно, проводить аналитику и повысить контроль исполнительской дисциплины. Можно в любой момент посмотреть, как идет работа по проектам, выявить тонкие места. Ведь порой мы даже не знаем, на каком этапе тормозится реализация того или иного проекта.

В дальнейшем мы планируем аналогичную работу и с муниципальными программами. К техническому новшеству сотрудники администрации отнеслись неоднозначно: молодежи понравилось, кто-то пока воспринимает как игрушку, кому-то работа с порталом дается тяжело. Но в конечном итоге, корпоративный портал, как новая единая информационная система, должен существенно повысить эффективность работы сотрудников администрации, улучшить трудовую дисциплину — рационально использовать свое время, эффективно работать без ненужных проволочек, обмениваться информацией, документами, обсуждать с коллегами пути решения задач, хранить файлы и делать еще тысячу разных вещей.

М. НЕЧАЕВА